Kurz gesagt: Für kleine Betriebe liegen die laufenden Kosten meist zwischen rund 100 und 300 € im Monat, dazu kommt oft eine einmalige Einrichtung. Wichtiger als der Minutenpreis sind zwei Fragen: Wie viele Anrufe gehen heute verloren — und landet das, was der Assistent aufnimmt, direkt in eurem System oder wieder auf einem Zettel?
Die drei Preismodelle
Fast alle Anbieter rechnen nach einem von drei Mustern ab. Keines ist grundsätzlich besser — es kommt auf euer Anrufaufkommen an.
1. Pro Minute, ohne Grundgebühr
Ihr zahlt nur, was telefoniert wird. Am Markt reicht das von rund 0,10 € bis etwa 0,70 € pro Minute, je nach Anbieter und Leistungsumfang. Das ist fair, solange wenig angerufen wird. Der Haken: Je besser der Assistent funktioniert, desto teurer wird er. Jedes erfolgreiche Gespräch erhöht die Rechnung.
2. Paket mit Inklusivminuten
Eine feste Monatsgebühr deckt ein Kontingent ab, darüber hinaus gibt es einen Minutenpreis. Das ist planbar und bei mittlerem bis hohem Aufkommen meist deutlich günstiger. Achtet darauf, dass die Pakete monatlich kündbar sind und ein Wechsel nach oben oder unten jederzeit geht.
3. Individuell
Für Praxen, mehrere Standorte oder wenn der Assistent direkt in eine Branchensoftware schreiben soll. Hier zählt vor allem, was die Anbindung kostet — und ob sie euch gehört, wenn ihr den Anbieter wechselt.
Rechenbeispiel: 10 Anrufe am Tag
Ein Handwerksbetrieb bekommt im Schnitt 10 Anrufe pro Arbeitstag, jeder dauert etwa 2 Minuten. Bei 22 Arbeitstagen sind das 440 Minuten im Monat.
| Modell | Rechnung | Monat |
|---|---|---|
| Pro Minute, 0,69 € | 440 × 0,69 € | 303,60 € |
| Pro Minute, 0,25 € | 440 × 0,25 € | 110,00 € |
| Paket 59 € mit 350 Minuten | 59 € + 90 × 0,25 € | 81,50 € |
| Paket 149 € mit 1.000 Minuten | pauschal | 149,00 € |
Verdoppelt sich das Aufkommen auf 20 Anrufe am Tag, sind es 880 Minuten. Der Minutenpreis von 0,69 € kostet dann über 600 €, das Paket mit 350 Minuten 191,50 € (530 weitere Minuten zu 0,25 €), das Paket mit 1.000 Minuten bleibt bei 149 €. Genau deshalb lohnt sich der Blick auf das eigene Aufkommen, bevor man unterschreibt. Die Pakete auf der Voice-Seite zeigen, wo die Grenzen liegen.
Was ist ein Anruf wert?
Die ehrlichere Rechnung beginnt nicht beim Preis, sondern bei dem, was heute verloren geht. Ein einfaches Beispiel, mit euren eigenen Zahlen nachzurechnen:
- Wie viele Anrufe verpasst ihr pro Woche? Ein Blick in die Anrufliste des Telefons reicht.
- Wie viele davon wären ein Auftrag geworden? Seid vorsichtig — lieber jeder zehnte als jeder zweite.
- Was bringt ein durchschnittlicher Auftrag?
Wer 20 Anrufe im Monat verpasst und davon nur zwei Aufträge à 400 € verliert, verliert 800 € Umsatz. Gegen 149 € im Monat ist die Rechnung schnell gemacht — auch wenn die Zahlen bei euch anders aussehen.
Worauf ihr im Kleingedruckten achten solltet
- Einrichtung: Was kostet sie, und was ist drin — nur Technik oder auch das Gesprächsdrehbuch?
- Mindestlaufzeit: Zwölf Monate sind bei einem neuen Werkzeug ein Risiko. Monatlich kündbar ist fair.
- Was nach dem Anruf passiert: Nur eine E-Mail — oder ein Termin im Kalender, ein Auftrag in der Planung?
- KI-Hinweis: Seit August 2026 muss klar sein, dass man mit einer KI spricht. Ist das eingebaut? Mehr dazu in unserem Artikel zum AI Act.
- Datenschutz: Gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag, eine Liste der Unterauftragnehmer und feste Löschfristen — schriftlich, vor dem Start?
- Aufnahmen: Werden Gespräche aufgezeichnet? Ohne Einwilligung ist das in Deutschland strafbar. Eine Textzusammenfassung reicht fast immer.
Wer diese Punkte vorher klärt, zahlt am Ende nicht nur weniger, sondern hat auch ein Werkzeug, das wirklich Arbeit abnimmt.
