Fast jeder Betrieb schreibt Rechnungen, und fast jeder hat schon einmal eine zurückbekommen. Meist fehlt etwas Kleines: das Leistungsdatum, die Steuernummer, eine saubere Nummer. Dabei lässt sich das Meiste mit einer festen Vorlage ein für alle Mal erledigen.
Die Pflichtangaben nach § 14 UStG
Eine normale Rechnung braucht diese Angaben. Der Gesetzestext steht in § 14 Umsatzsteuergesetz.
- Name und Anschrift des leistenden Betriebs und des Kunden.
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Betriebs.
- Ausstellungsdatum.
- Fortlaufende Rechnungsnummer, einmalig vergeben. Wer in Excel jedes Mal die alte Datei überschreibt, verliert den Überblick.
- Menge und Art der Leistung, so genau, dass man sie zuordnen kann. „Arbeiten laut Absprache“ reicht nicht.
- Zeitpunkt oder Zeitraum der Leistung, auch wenn er mit dem Rechnungsdatum übereinstimmt.
- Entgelt, nach Steuersätzen getrennt, dazu im Voraus vereinbarte Preisnachlässe wie Skonto.
- Steuersatz und Steuerbetrag, oder ein Hinweis auf eine Steuerbefreiung.
- Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Kunden, wenn er Privatperson ist und die Leistung ein Grundstück betrifft (zwei Jahre).
Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro
Bei Rechnungen bis 250 Euro brutto genügt eine vereinfachte Form (§ 33 UStDV). Es braucht dann nur den Namen und die Anschrift des Betriebs, das Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung, das Entgelt samt Steuer als Bruttobetrag und den Steuersatz. Name des Kunden, Rechnungsnummer und Steuernummer sind nicht Pflicht. Sie gilt nicht, wenn Reverse Charge oder eine Rechnung nach der Kleinunternehmerregelung im Spiel ist.
Was Privatkunden von der Rechnung haben
Privatkunden können einen Teil der Arbeitskosten von der Steuer absetzen (§ 35a EStG): 20 Prozent der Arbeitskosten, höchstens 1.200 Euro im Jahr. Das funktioniert nur, wenn zwei Bedingungen erfüllt sind:
- Arbeitskosten stehen einzeln auf der Rechnung, getrennt vom Material. Wer „Pauschalpreis 2.400 Euro“ schreibt, verbaut dem Kunden den Abzug. Maschinen- und Fahrtkosten zählen zu den Arbeitskosten.
- Der Kunde zahlt per Überweisung, nicht bar. Ohne Beleg über den Zahlungsweg erkennt das Finanzamt den Abzug nicht an.
Beides kostet euch nichts und ist für den Kunden bares Geld. Wer es auf der Rechnung ausdrücklich hinschreibt, wird danach oft weiterempfohlen.
Weitere Stolpersteine
- Kleinunternehmer weisen keine Umsatzsteuer aus und müssen darauf hinweisen, etwa mit „Kein Steuerausweis aufgrund Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG“.
- Bauleistungen an andere Bauunternehmen unterliegen oft dem Reverse-Charge-Verfahren (§ 13b UStG). Dann steht auf der Rechnung keine Umsatzsteuer, aber ein Hinweis darauf. Wer hier unsicher ist, fragt vorher die Steuerberatung.
- Frist: Bei Leistungen an Unternehmen und bei Bauleistungen an Privatpersonen muss die Rechnung innerhalb von sechs Monaten nach der Leistung ausgestellt sein.
- Aufbewahrung: Rechnungen müssen seit 2025 acht Jahre aufbewahrt werden, vorher waren es zehn.
Und die E-Rechnung?
Seit 1. Januar 2025 müssen Betriebe E-Rechnungen empfangen können. Ein PDF per Mail zählt dabei nicht als E-Rechnung. Das Versenden wird ab 2027 und 2028 schrittweise Pflicht, abhängig vom Umsatz. Was das für euch heißt, steht im Artikel E-Rechnung im Handwerk.
Stand: Oktober 2026. Dieser Artikel ist eine Orientierung, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Grenzen und Fristen können sich ändern. Für euren Fall fragt bitte eure Steuerberatung.
