Kurz gesagt: Eine PDF ist keine E-Rechnung. Gemeint sind strukturierte Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD, die eine Software automatisch auslesen kann. Empfangen müsst ihr sie schon heute, schreiben spätestens ab 2028 — bei mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz schon ab 2027.
Die Fristen auf einen Blick
Die Pflicht gilt für Rechnungen zwischen Unternehmen im Inland (B2B). Rechnungen an Privatkunden sind nicht betroffen.
| Ab | Empfangen | Versenden |
|---|---|---|
| 1. Januar 2025 | Pflicht für alle | Papier und PDF noch erlaubt (PDF mit Zustimmung des Empfängers) |
| 1. Januar 2027 | Pflicht für alle | Pflicht bei mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz |
| 1. Januar 2028 | Pflicht für alle | Pflicht für alle |
Für den Empfang reicht im einfachsten Fall ein E-Mail-Postfach. Damit ist es aber nicht getan: Die Rechnung muss auch gelesen, geprüft und richtig archiviert werden — und eine XML-Datei liest sich nicht so nebenbei wie ein PDF.
Was als E-Rechnung zählt
Eine E-Rechnung muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. In Deutschland sind das vor allem:
- XRechnung — eine reine XML-Datei, für Menschen ohne Software kaum lesbar.
- ZUGFeRD ab Version 2.0.1 — eine PDF, in die die XML-Daten eingebettet sind. Für Menschen lesbar, für Software auslesbar. Die einfachsten Profile (MINIMUM und BASIC-WL) reichen allerdings nicht.
Eine Rechnung aus Word, als Foto oder als normale PDF ist nach der Umstellung keine ordnungsgemäße Rechnung mehr im B2B-Geschäft — auch wenn sie gut aussieht.
Ausnahmen
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto und Fahrausweise dürfen weiter auf Papier oder als PDF verschickt werden.
- Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen keine E-Rechnungen ausstellen — empfangen müssen aber auch sie können.
- Privatkunden: Wer nur für Privatleute arbeitet, ist beim Versand nicht betroffen.
Aufbewahren — im Original
E-Rechnungen müssen im Originalformat aufbewahrt werden, also die XML-Datei bzw. die ZUGFeRD-PDF mit den eingebetteten Daten — unveränderbar und auffindbar, so wie es die GoBD verlangen. Ein Ausdruck reicht nicht. Für Buchungsbelege wie Rechnungen gilt seit 2025 eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren.
In fünf Schritten umstellen
- Eine Adresse für Rechnungen: z. B. rechnung@euer-betrieb.de — damit nichts in persönlichen Postfächern untergeht.
- Software prüfen: Kann euer Rechnungsprogramm XRechnung oder ZUGFeRD erzeugen und lesen? Die meisten gängigen Programme können das inzwischen — oft muss es nur eingeschaltet werden.
- Stammdaten aufräumen: Kundendaten, Leitweg-IDs bei öffentlichen Auftraggebern, Steuernummern. E-Rechnungen sind streng — fehlt ein Pflichtfeld, kommt die Rechnung zurück.
- Archiv klären: Wo landen eingehende und ausgehende E-Rechnungen, wer kann sie finden, wie lange bleiben sie?
- Früh testen: Schickt die ersten E-Rechnungen an Stammkunden, die es schon können. Wer 2027 oder 2028 erst anfängt, fängt unter Zeitdruck an.
Stand: Oktober 2026. Dieser Artikel ist eine Orientierung, keine Steuerberatung. Für Einzelfragen — etwa zu Anzahlungs- oder Schlussrechnungen — sprecht bitte mit eurer Steuerberatung.
