Die häufigste Sorge vor einer Telefon-KI ist die Nummer. „Müssen wir unsere Kunden jetzt auf eine neue Nummer umstellen?“ Nein. Die KI bekommt eine eigene Nummer, die nur ihr kennt. Eure bekannte Nummer bleibt, wie sie ist, und leitet Anrufe bei Bedarf dorthin um.
Welche Umleitungen es gibt
Fast jeder Anbieter kennt vier Arten, die sich kombinieren lassen:
- Immer (sofort): Jeder Anruf geht direkt an die KI. Sinnvoll im Urlaub oder wenn niemand im Betrieb ist.
- Bei besetzt: Wer gerade telefoniert, schickt den zweiten Anrufer weiter, statt ihn in die Warteschleife zu lassen.
- Bei Nichtmelden: Nach einer eingestellten Zeit, meist zwischen 5 und 30 Sekunden, springt die KI ein. Das ist die wichtigste für den Alltag.
- Bei Nichterreichbarkeit: Das Handy ist aus oder ohne Netz, zum Beispiel auf der Baustelle im Keller.
Für die meisten Betriebe gilt: „Bei Nichtmelden“ nach etwa 15 Sekunden plus „bei besetzt“. So klingelt es zuerst bei euch, und die KI fängt nur auf, was ihr nicht schafft.
Am Mobiltelefon
Bei den meisten deutschen Netzen lässt sich die Umleitung direkt über Zahlencodes einstellen. Ihr tippt sie wie eine Telefonnummer ein und drückt auf Anrufen. Statt Nummer setzt ihr die Nummer der Telefon-KI ein, mit Vorwahl.
| Umleitung | Eingabe |
|---|---|
| Immer | **21*Nummer# |
| Bei besetzt | **67*Nummer# |
| Bei Nichtmelden, nach 15 Sekunden | **61*Nummer**15# |
| Bei Nichterreichbarkeit | **62*Nummer# |
| Alle Umleitungen aus | ##002# |
Diese Codes sind ein Standard der Mobilfunknetze, einige Anbieter weichen aber ab. Wenn der Code nicht klappt, findet ihr die Einstellung im Kundenportal oder in der Telefon-App unter „Anrufumleitung“.
Im Festnetz und an der Telefonanlage
- Fritzbox: In der Oberfläche unter Telefonie, Rufbehandlung. Dort lässt sich die Umleitung pro Rufnummer einstellen, auch mit Zeitplan.
- Cloud-Telefonanlagen (sipgate, Placetel und ähnliche): Die Anrufverteilung ist im Webportal einstellbar, oft mit Regeln nach Uhrzeit und Wochentag.
- Klassischer Festnetzanschluss: Die Umleitung läuft über den Anbieter, entweder im Kundenportal oder über Codes wie beim Handy. Im Zweifel hilft ein Anruf bei der Hotline.
Mit einem Zeitplan könnt ihr die Umleitung auf die Zeiten legen, in denen ohnehin niemand da ist, etwa abends und am Wochenende, und tagsüber nur „bei Nichtmelden“ nutzen.
Wo es gern hakt
- Mobilbox: Hat der Anbieter eine Mobilbox aktiv, nimmt sie meist an, bevor die Umleitung greift. Schaltet sie aus oder stellt sie so, dass sie erst später antwortet.
- Kosten: Eine Umleitung wird in der Regel wie ein ausgehender Anruf von eurem Anschluss auf das Ziel abgerechnet. Mit einer Flatrate fürs deutsche Netz ist das meist unkritisch. Ein Blick in den Vertrag lohnt sich.
- Rufnummer des Anrufers: Sie sollte bei der KI ankommen, damit sie zurückrufen kann. Das gilt für die meisten Anbieter, aber nicht für alle. Testet es.
- Klingelzeit: Wer „Nichtmelden“ auf 30 Sekunden stellt, verliert Anrufer, die schon vorher auflegen. 15 bis 20 Sekunden sind ein guter Start.
Der Testanruf
Bevor ihr euch darauf verlasst, ruft einmal von einem fremden Telefon an. Nehmt nicht ab und wartet, bis die KI übernimmt. Dann seht ihr, was ein Kunde erlebt: Wie lange klingelt es, wie begrüßt die KI, kommt die Zusammenfassung bei euch an? Danach lasst eine zweite Person anrufen, während ihr telefoniert, und prüft „bei besetzt“.
Wenn ihr einmal abschalten wollt, genügt ##002# am Handy oder das Löschen der Regel im Portal. An der Nummer, die eure Kunden kennen, ändert sich dabei nie etwas.
Was die Telefon-KI kostet und worauf es bei Preismodellen ankommt, steht im Artikel Was kostet ein KI-Telefonassistent?. Die Pflichten rund um den KI-Hinweis beschreibt der Beitrag zum AI Act.
